キックオフミーティング!

ブログ//
  1. ホーム
  2. ブログ
  3. キックオフミーティング!

今日は、新たにご支援をさせて頂くことになった歯科さんでのキックオフミーティングでした。

導入背景

医院を移転&拡張して1年。ユニット数もスタッフ数も増え、患者さんにいい治療を提供したい一心で突っ走ってこられた。一方で院長には理想の医院へ変化させていきたい想いがあり、これまで何度か院内でミーティングを試みてきたが、意見が出なかったりうまく進行できなかったり、スタッフと一緒に試行錯誤してきた日々だったが、スピード感をもって取り組めていないことにジレンマを感じておられた。

事前準備

まずは、いいミーティングにするための事前準備が大事。スタッフが”今どんな気持ちで働いているのか?”を知ることが私にとって一番はじめの準備だ。

なぜなら、スタッフの協力なくして組織を変えていくことはできないから。ワクワクしているか?モヤモヤしているか?協力的か?不満状態か?人の気持ちを大切にせずに、一方的に”こうしたいからこうして!”では上手くいくものも上手くいかない。予め一人一人と面談をさせていただいた。

「人は城、人は石垣、人は堀、情けは味方、仇は敵なり」である。 

さぁ、新たな船出の始まり!

スタッフ一人一人と話ができて、ある程度ラポールを築けた状態とはいえ、やはりキックオフの舵取りは特別な緊張感がある。これまで停泊していた港から、目的地に向けて船を出航させるような、大冒険へのワクワクした期待と、何が起こるかわからないドキドキした不安が入り混じった船出だ。キックオフミーティングは、いつもそんな気持ちだ。

総勢15名。待合室を利用しての2時間ミーティング。今日の航海計画であるミーティングの「目的」と「ゴール」を明確にし、ゴールに向けて船頭になった気持ちでのファシリテーションを心掛けた。

今日の目的

  1. スタッフの希望を形にしたい(言える環境/補綴の説明)
  2. 「院長の想いと方針の共有」と「院内の協力関係」を築きたい
  3. チームワークとミーティングのマインドセット

今回のキックオフでは〈スタッフのモヤモヤ解消〉と〈マインドセット〉〈関係性を深める〉の3点を重視した。

今日のゴール

今後の医院の向かう方向性が明確になり、全員が納得感を持てている状態

〈今日のゴール〉つまり、ミーティングの最後に達成していたい状態だ。まずは①船の行き先「目的地」を船長がみんなに伝え共有すること、②そこに同意があること、を今日の目標とした。

まず、マインドセット

〈マインドセット〉とは、院長の作りたい医院像や想いをみんなで同じ絵をみて働けるようにイメージを合わせていく作業だ。つまり院長の「何のために?」「なぜやるのか?」そして「どこに向かうのか?」を共有・同化していく。

初回2時間で完全に同化できるわけではない。まずは船が向かう行き先「目的地」をしっかりスタッフに定めることが大事。でも航海をしていると人はすぐに行き先「目的地」を忘れてしまうのも知っておいて欲しい。時間をかけて深化していく心積りを持ち合わせていることも大事だ。マインドセットは、チームビルディングのスタートであるが、目的地まで何度も何度もリセットを繰り返す必要があるものと思っている。それが”心のゆとり”になるから。

関係性を深める

〈関係性を深める〉とは、一言で言えば”仲良くなる”ことだが、仲良しこよしの組織を作るわけではない。しかし、”人間関係の希薄さ”が原因で、情報連携が悪く業務や仕組みに支障をきたしている組織は今たくさんある。所帯が大きくなればなるほど、その傾向は強くなる。

仕事内での遠慮をなくし業務をスムーズに進めるには、まず”仲良くなる”ことだ。自分を曝け出し、相手を知ることだ。よく知らない相手に大事な仕事を任せられるわけが無い。

だから、ミーティングではアイスブレイクなどを使って、対話やワークを通じて、なるべくお互いを知る時間に作るようにしている。しかし、ちゃんとした大人はバカバカしいと感じてしまうかもしれない。これをやってなんの意味があるのか?時間がもったいなくないか?と。しかし、硬直した組織には、仕事の中に「遊び心」や「緩み」「ちょっとバカになる」ことを取り入れていく真剣さを持つ柔軟さが必要だ。クリエイティブな仕事や柔軟な連携は、そこから生まれると私は考えている。

気になっているモヤモヤを解消

自分にモヤモヤした気持ちがある時に、新しいことにチャレンジできますか?私は体育会系の気質が残っているため上司や先輩からの指示には無理して合わせてしまう傾向が強いです。でも心からチャレンジしているわけでないので楽しめず、途中で苦しくなりモヤモヤが増大してしまう時がある。

私はこんな苦しいチャレンジをスタッフにさせたくない。だから、まず相手が困っていることや気になってモヤモヤしていることをはじめに解消することを大切にしたいと思っている。そしてモヤモヤが解消すれば、人は一歩前に進めると信じているからだ。

まとめ

キックオフミーティングは、私にとって大冒険のはじまりだ。現状から前に一歩踏み出すということは、これまで保たれていたバランスが崩れるということ。院内ではバランスを取り戻そうと様々なことが起こる。もしかしたら退職をすると言い出すスタッフも出てくるかもしれない。後から(未来から)総じて見れば、目的地に辿り着くためにすべては必然・必要なことなのだが、その時その時は感情が激しく揺れ動く事件が起こるとすべてをポジティブに受け止められないことも出てくるであろう。これからの長い航海を、船長と一緒に泣き笑い一喜一憂しながら、航海士として荒波を超えて目的地へ一緒に向かう覚悟だ。